スポンサーリンク

具体例必見!! マンション管理会社への上手な相談方法 ~日常生活編~

A Japanese salesperson who answers a customer\'s questions about a complaint ライフハック
この記事は約11分で読めます。

分譲マンションに暮らしていると、普段の生活の中で、これってどこに相談したらいいんだろうと迷うこともあります。
そんな時、問い合せ先として思い浮かぶのは、管理会社やマンション管理士、自治会、理事会(理事長さんや役員)、公共機関等になってきますが、真っ先に思い浮かぶのが管理会社でしょう。

管理会社は、住民からの問い合わせを受け付けたとしても、管理会社に全部を委託する、「全部委託」方式か、一部を委託する「一部委託」となっているか、管理会社がマンションの管理者となる 「管理者方式」、管理会社が理事会のサポートをする「理事会方式」といったマンション管理の仕組みの違いによって、対応方法が異なります。
あらかじめ、自分のマンションがどんな分類に属するのか知ったうえで、迷いなく対応を進めていただければと思い、本記事を書いています。
本記事は全部委託又は、一部委託で管理会社に管理運営業務を委託している場合について書かれています。
また、本記事は、日常生活で良く起こるトラブルを取り上げています。
皆様の幸せな生活に役立てば幸いです。

この記事は以下の方向けに書いています
管理会社に管理運営業務を委託しているマンションに住んでいる人

スポンサーリンク

★最初にやること★ ー基幹事務以外の事務管理業務を委託しているかー

管理会社と管理組合は管理委託契約を結んでいます。別表第1「事務管理業務」の中のこの部分に注目してみてください。もしこの部分がないよという方は、後日別途記事を用意しますので、そちらをご覧くださいね。
管理運営業務は、理事会や総会、各種点検など管理組合に関する業務ですが、普段生活する中で、関心事である日常生活で起こる様々なことに対応してもらったり、相談に乗ってくれるかどうかが重要ですね。
実は、理事会をしたり総会を開いたりといった管理組合の仕事を行うのが、管理会社のメインの仕事であり、日常生活で起こることの対応は簡素化したいのが本音なのです。管理委託契約書を見ても、生活に身近で起こることは、ほとんで記載していませんよね。
イメージで言えば、理事会・総会を行う、点検報告を行うといった業務がメイン、それ以外は管理組合や理事会でやって欲しいというのが本音でしょうか。
そして、個別要求が多い(クレーマーの存在)、些細なことをおおげさに騒ぐ(過大要求)、何かおこると管理会社の責任にしたい(責任の転嫁)マンションは管理会社から敬遠されます。
ですので、管理会社は、契約書に「あれもやります」、「これもやります」と書きたくないわけです。

以下は国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」より抜粋しています。管理会社の仕事内容だと思って下さい。

(国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」別表第1「事務管理業務」より抜粋)

2 基幹事務以外の事務管理業務
(1) 理事会支援業務
① 組合員等の名簿の整備: 甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先
(緊急連絡先を含む。)を記載した名簿を整備する。
② 理事会の開催、運営支援:一 甲の理事会の開催日程等の調整
二 甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三 甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
四 理事会議事録案の作成
③ 甲の契約事務の処理:甲に代わって、甲が行うべき共用部分に係る損害保険契約、マンシ
ョン内の駐車場等の使用契約、第三者との契約等に係る事務を行う。

(2) 総会支援業務:  一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成
(3) その他
① 各種点検、検査等に基づく助言等:管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結果を甲に報
告すると共に、改善等の必要がある事項については、具体的な方策を甲に助言する。
② 甲の各種検査等の報告、届出の補助:管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結果を甲に
報告すると共に、改善等の必要がある事項については、具体的な方策を甲に助言する。この報告及び助言は、書面をもって行う。
一 甲に代わって、消防計画の届出、消防用設備等点検報告、特殊建築物定期調査又は建築設備定期検査の報告等に係る補助を行う。
二 甲の指示に基づく甲の口座の変更に必要な事務を行う。
三 諸官庁からの各種通知を、甲及び甲の組合員に通知する。

③ 図書等の保管等: 一 乙は、本マンションに係る設計図書を、甲の事務所で保管する。
二 乙は、甲の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、甲の事務所で保管する。
三 乙は、解約等により本契約が終了した場合には、乙が保管する前2号の図書等、本表2(1)①で整備する組合員等の名簿及び出納事務のため乙が預っている甲の口座の通帳、印鑑等を遅滞なく甲に引き渡す。

日常生活に関わるところの記述は一見、ありませんよね。なぜなら、「理事会方式」を取っている管理組合は、管理会社はあくまで理事会への橋渡し役です。情報伝達係なのですね。
もちろん、実際には、管理会社は日常生活の悩み事をまったく対応しないわけではなく、理事会に報告し、指示の下で動くという建前を取っていますので、契約書に載っていないからといって、管理会社に相談しないのではなく、一旦連絡をするということでもよいでしょう。後は、管理会社の方針、フロントマンの業務スピード、力量如何にかかっています。

異変を発見した時

共用部分に粗大ごみが放置

ゴミ置き場でないところに粗大ごみが放置されている・・・。あるあるですよね。管理員さんがいれば教えてあげたこともある方も多いのではないでしょうか? すぐに管理会社に連絡をしましょう。

☆問い合わせポイント
管理員の勤務時間外の場合、何が放置されているか、どのくらい(量)あるか、臭いがでているか?など、具体的に伝えましょう。管理員さんがいれば対応してもらいましょう。

害虫が発生している

多いケースが「蜂の巣がある。」「ムカデがいる。」などです。
害虫駆除は危険が伴います。また管理会社も契約外となっているため業務を行えませんので、直ちに専門会社を紹介してもらうようにしてください。また、共用部分であれば、管理組合の負担で駆除することになります。
管理会社の迅速なアクションを引き出すためにすること:直ちに理事長に報告し、迅速対応を望む旨いいましょう。また駆除を行うまでの時間や、危害を及ぼす危険があるかどうかを聞いておき、必要な掲示、注意喚起を行うよう働きかけてみてください。

殺虫剤をまいたり、素人で処理しようとせず、管理会社を通じて専門業者に対応してもらって下さい。

動物の死骸を見つけた

ハト等鳥の死骸、犬、猫の死骸を見つけた場合、多くは玄関や駐車場、ベランダで見つかることが多いでしょう。
管理員の勤務時間であれば、直に言えばよいでしょう。管理員の勤務時間外なら管理会社に連絡してみてください。もしすぐ来てもらいたい場合は、ハエや虫等がたかっている、夏場なので傷みが早く進む、腐臭が漂っているなど、具体的な状況を言うとよいでしょう。

物を盗まれた(自転車等)

良くあるケースが、自転車の盗難です。
直ぐに、管理会社に連絡するのは良いのですが、返してもらいたい、犯人捜しをしたいがためにすぐに防犯カメラの閲覧記録を見せて下さいと言ってこられる方が多くいます。
一旦管理会社へ相談された後は、速やかに警察へ届け出を行って下さい。5W1Hといいますが、「何を、いつ、どこで、どんな人が?、なぜ、どのように、」を明らかにして伝えましょう。その後に、警察は、必要であれば防犯カメラの閲覧を求められますので、組合の手続き方法に従い手続きを進めてみてください。防犯カメラの録画記録は保存期間を過ぎると上書きされますので、速やかに手続きを進めて下さいね。

ものを発見した時

鍵を拾った

管理員・管理事務室へ届けましょう。
鍵の落とし物は困っている人がいます。直ぐ届けてくださいね。

お金を拾った

管理員や管理事務室へ届けましょう。又は警察へ届け出て下さい。
拾得物の中でも、扱いを慎重にする必要があります。いつ、どこで、拾ったのか等、詳しい情報を管理員や警察へお伝えください。

タバコの吸い殻が落ちていた

これは、直ぐに管理員へ通報した方がよいでしょう。マナー違反もそうですが、例えば上階から落ちてきた吸い殻で、住民の自動車に落ちる、ベランダに干していた衣類や可燃物に引火する等、危険な行為です。また、外部者が喫煙し吸い殻が落ちる場合があります。これも管理員へ連絡しましょう。通常であれば、注意喚起のための掲示等を行ってくれるはずです。

ベランダの手摺に布団や毛布等を干している

ベランダの手摺に布団などを干すことは、管理規約等に違反する場合のほかに、落下の危険性もある、マンション全体の美観もを損ない、資産価値低下に繋がります。
(布団を干しているマンションをみかけたら、どう思われるでしょう。そのマンションに住んでいる住民のモラルがわかりますよね。)
管理会社に相談するのもよい方法です。管理規約、使用細則の定めに反していれば、理事会に報告し注意喚起、警告等の措置を取ってくれるはずです。

困りごと

訪問販売員が来て困っている

マンション住民以外の人への対応は管理委託契約書に明確に記載されていないことが多いのですが、管理員は受付業務を行います。
住民としては、訪問販売は断る(インターホンでシャットアウト)それでも煩く言ってくる場合は、「管理員が受付をするので、連絡しないでほしい」と言って下さい。さらに、管理員や管理会社へこのように報告しておくのもよいです。

(押し売り・訪問販売員)部外者を頻繁に見かける場合の管理会社への依頼方法
「部外者が住民へ声掛けしたり、出入しているようです。見かけたら声かけするようにしてください。」

不審者がいる

マンションの管理規約を見てみましょう。
標準管理規約には、管理組合の業務として、「マンション及び周辺の安全の維持」が規定されていますので、管理組合の執行機関としてマンションおよび周辺の防犯に関与する必要があります。
管理会社は理事会のサポートを行いますので、管理会社へ報告後必要な措置を取ってもらうようにしましょう。
そして、問い合せた際、管理員が不審者を刺激しないよう丁寧な口調で話しかけて退館してもらうよう言ってみてください。
また、その不審者が「どのような風貌か、口調や態度はどうか、いつ、どんなところで、どのようなことをしていたか、推定年齢、性別等」をメモしておくよう言ってみてください。後で警察に届け出る際役立ちます。
そして、不審者情報をマンション内で注意喚起してもらうようにしましょう。

生活騒音に困っている

生活騒音トラブルを対応してくれる管理会社と、深入り対応しない会社に分かれます。
深入り対応しない会社であれば「理事会へ相談の上、注意喚起、警告までは行いますが、解決しない場合当事者同士で解決してください」と言われる場合も多いでしょう。
というのも、笑い声・話し声といった比較的騒音の出どころが特定しやすい音であれば、警告・掲示等で解決する場合もあります。ところが、重低音や出どころが不明な騒音はなかなか解決しません。当事者といっても、当事者がわからないケースも多いのです。てっきり真上の住民だろうと思ったら、違った というケースも多いです。解決しようとしても、住民で記録を取る、客観的に測定できる騒音計で騒音のレベルを図る、等管理会社が対応困難であることも多く、まして加害者と被害者で立ち回ってもらう等、とてもとても手間がかかります。

しかし、管理会社に断られたとしても、まだ方法はあります。理事会の役員が、当事者双方の意見を聞く、近隣住戸からも意見を聞く、理事会で取り上げてもらい、住民に周知する等です。

比較的簡単なもの、発生原因、出所がわかりくいものがあります。管理会社へ伝える際は、いつ、どの程度、どんな種類の音がでているのか、具体的に伝えましょう。

ゴミ置き場に関すること

自治体のルール通りゴミが出されていない

これは多くのマンションで見かけます。自治体の収集サービスは、決まった日に決まった種類のゴミを収集します。決められた種類以外のゴミが置いてあっても収集されません。次に収集されるまで放置される状態は、美観を損なるだけでなく、マンションの管理状態を疑われたり、ルールを守らない住民がいるとレッテルを貼られます。また、腐食や雨濡れによる散乱、臭いの発生も美観を損ねる原因となります。
管理員に連絡し、必要な警告を行うよう働きかけてみてください。

例)夏場、長時間、ゴミ置き場に置いてあるゴミ袋に、虫「ゴキブリ等」が張り付くことが多々あります。また長時間留置していると、ネズミ、猫、イタチ等の小動物が侵入しゴミを荒らすことが往々にしてあります。

未分別ゴミを見かける

これも、マナーを疑われるケースです。どんな理由があるにせよ、一括りして出しておけば、何とかしてくれるだろうと思っているのかもしれませんが、管理員に指摘し、仮に適正な分別を行ってしまえば、再発する可能性が高いです。経験上、腐らない・臭いも気にならないごみであれば、敢えてエントランスホールに置いて、「迷惑している、早急に回収を要す」等、毅然と対応した方が、再発防止という面では効果的かもしれません。

小動物がゴミ置き場を荒らしている

ほとんどは、動物が入ってくる隙間がある、屋根がない、網をかけている等、容易に侵入できるゴミ置き場の形態で発生しています。管理会社へ相談した場合、理事会への改善策として、屋根を付ける等の改修工事を提案されるかと思います。また、扉の戸締りをしていないのが原因であれば、施錠・扉閉めを徹底するよう注意喚起をお願いしてみてください。

まとめ

管理会社へ問い合わせるメリットとしては、住民同士関わり合うのを躊躇する場合でも、管理会社が仲立ちして住民同士波風立てず暮らしていけることです。また、あまり細かいことを逐一管理会社に連絡するとクレーマー扱いされますが、常識の範囲内で、上手く管理会社に相談し、持っているノウハウ知識経験を活用しながら、よりよいマンション生活を営んでいきましょうね。

コメント